Les documents constituent une part essentielle de l’activité quotidienne d’une organisation. Ils tiennent compte des différentes activités et offrent une référence pour la continuité au sein de l’organisation. Au sein du département des ressources humaines, certains documents RH ne peuvent être ignorés. Ce sont les documents les plus importants pour ce département. Ces documents très importants doivent être protégées, cliquez sur coffreo mon compte pour voir comment.

 

Pourquoi les RH ont-elles besoin de documents ?

C’est l’une des meilleures pratiques en matière de RH que de conserver des documents concernant différentes activités au sein du département ainsi que de l’organisation Les documents et formulaires RH consistent en différents événements qui se produisent au sein d’une entreprise. Ceux-ci peuvent être à la fois formels et informels. Les principales raisons pour lesquelles ces documents sont pris comprennent :

  • Ils fournissent une preuve écrite des discussions et des accords entre l’employeur et l’employé.
  • En cas de promotions ou d’augmentations de salaire, ces documents servent de référence et de justification des actions prises.
  • Certains des documents à conserver par les RH peuvent être utilisés dans le cadre de procédures judiciaires lorsqu’il s’agit de justifier des mesures disciplinaires.
  • Ils constituent un rappel aux différentes parties des attentes et des restrictions au sein d’une organisation.
  • Les documents des ressources humaines sont une preuve de la conformité aux lignes directrices en matière d’emploi au sein de l’organisation.
  • Une preuve de la productivité et du respect des lignes directrices établies par l’organisation.

Liste de contrôle des RH

Voici les documents les plus importants que tout manager doit inclure dans sa liste de contrôle des documents RH.

 

Document de description de poste

Ce document donne une description claire du rôle que jouera la personne qui occupe un poste vacant particulier. Il aide à la fois l’organisation et les candidats à comprendre ce qui sera attendu dans le cadre de ce poste. Ce document peut être revu à chaque fois qu’il peut y avoir une confusion ou un doute sur les rôles au sein d’une organisation.

Comme ce document est assez long et peut être élaboré, de nombreux départements de ressources humaines utilisent des modèles pour créer le document. Certains modèles RH gratuits disponibles en ligne peuvent servir à des fins générales tandis que les modèles personnalisés peuvent devoir être créés à partir de zéro et vous avez besoin d’un logiciel d’automatisation de documents fiable.

 

Le manuel de l’employé

Il est un peu similaire au document ci-dessus, cependant, celui-ci englobe plus que les attentes au sein du poste qu’un employé occupe. Le manuel contient des directives sur les procédures et les politiques de l’organisation que chacun doit suivre. Il peut contenir des informations sur l’heure à laquelle il faut se présenter au travail, la façon de demander des congés, les jours de maladie ainsi que le code vestimentaire, et ainsi de suite.

Le manuel de l’employé est l’un des documents RH populaires pour les nouveaux employés et leur est remis lors de leur premier jour ou fourni dans le cadre d’un paquet de bienvenue numérique.

 

Les lettres d’avertissement

Les employés peuvent ne pas répondre aux attentes et doivent parfois être notifiés. Il peut s’agir de cas de retard, de harcèlement de collègues, de mauvais résultats, d’utilisation abusive des biens de l’entreprise, etc. Ces lettres doivent être rédigées par le service des ressources humaines ou le superviseur, mais en fin de compte, le service des ressources humaines doit conserver ces documents dans le dossier de l’employé et peut avoir besoin de les récupérer ultérieurement, par exemple dans le cas malheureux où un employé doit être licencié. Ces documents servent de preuve de la mauvaise conduite et des tentatives faites pour corriger la conduite.

 

Documents de conformité réglementaire

Les réglementations statutaires en matière d’emploi peuvent exiger que les organisations conservent des enregistrements des données relatives aux employés. Il peut s’agir de documents concernant les impôts, les avantages, l’assurance maladie, les registres de paie et les déductions, entre autres. Ces documents constituent le processus standard de documentation des RH dont le personnel du service doit assurer le suivi. Ces documents sont importants pour satisfaire aux réglementations légales en matière de divulgation.

 

Dossiers de rémunération

On pourrait probablement penser que les documents de rémunération devraient se trouver au service comptable. Bien qu’ils puissent en avoir une copie, ces données sont accessibles à partir des dossiers des ressources humaines puisque l’accord initial sur la rémunération des services d’un employé est discuté dans le cadre du contrat de travail. Ces documents ne se composent pas uniquement d’informations sur le salaire, ils peuvent également inclure des primes, des informations sur l’avancement d’échelon, etc.

 

Documents d’orientation

Les services des ressources humaines passent beaucoup de temps à élaborer ces documents. Ils comprennent plusieurs petits documents destinés à mettre à l’aise un nouvel employé et à l’habituer à son nouvel environnement de travail. Ces documents accélèrent la familiarisation de l’employé avec l’organisation et sa culture. Il est important de ne pas oublier de contenu important et c’est pourquoi de nombreuses organisations auront une liste de contrôle pour ces documents ou même automatiseront le processus et fourniront un document RH PDF qui comprend toutes les informations nécessaires.

Certains documents inclus dans ce paquet comprennent la lettre de nomination, un courriel général à tous les employés présentant le nouvel employé, une lettre d’offre, la politique de l’organisation ainsi que des informations d’accès pour aider le nouvel employé à trouver son chemin dans le bâtiment.

 

Les horaires des employés

Dans certaines organisations, les RH sont responsables de la conception d’un horaire qui sera suivi, en particulier lorsque le travail posté est effectué comme dans les hôpitaux et les usines. Ces documents doivent prendre en compte les membres du personnel qui peuvent être en congé ou qui ont un congé annuel à venir. Les documents doivent être à jour avec ces informations afin que les employés absents ne soient pas inclus dans le planning, ce qui pourrait prêter à confusion. Les RH doivent également connaître les compétences des différents employés pour s’assurer qu’ils n’attribuent pas à la mauvaise personne une tâche particulière pour la journée.

 

Documents de sortie

À la fin de l’emploi dans l’organisation, soit en raison d’un départ à la retraite, d’un déménagement vers un nouvel emploi ou d’un licenciement, les RH doivent fournir certains documents. Il peut s’agir d’un certificat d’appréciation, d’une lettre de recommandation, d’informations sur les indemnités de fin de carrière, d’une lettre de licenciement, etc. Ces documents doivent être personnalisés et les informations doivent être à jour, ce qui nécessite que le département conserve des documents connexes auxquels il peut se référer lors de la génération des documents de sortie.